Что такое отказное письмо
Порой, товар или продукция, которые поставляют на реализацию, размещают на агрегаторах или маркетплейсах, не требуют обязательного подтверждения соответствия качеству в виде сертификации или декларирования. Это упрощает документальное оформление соответствующей деятельности для бизнеса. Однако, руководство ритейл-сетей, владелец маркетплейса или онлайн площадки, арендодатели - все они могут потребовать подтверждающий этот факт документ для доказательства законности вашей деятельности. Это позволяет снизить риски реализаторов и служит своеобразной страховкой от репутационного и материального ущерба. Такой документ называют отказным письмом.
Особенности оформления отказных писем
Важная особенность отказных писем - они не имеют единого, утвержденного законом образца. В большинстве случаев они представляют собой перечень видов продукции и соответствующих им выдержек из действующего законодательства. В тексте прямо указываются основания, исходя из которых дозволяется избежать подтверждения соответствия качества товара или услуги. Документ оформляется на бланке выдавшей его организации в произвольном виде и обязательно заверяется подписью ответственного лица с печатью. Необходимо понимать, что отказное письмо носит не регламентирующий, а информационно-разъяснительный характер.
При этом, правом на выдачу этого документа наделены только официальные учреждения системы Росстандарта, а также аккредитованные в соответствующей сфере сертификации организации.
Классификация отказных писем
Несмотря на отсутствие единого образца, отказные письма имеют достаточно четкую классификацию. Они делятся на две большие группы:
- отказные письма для осуществления торговли в России
- отказные письма для таможенного оформления
В первом случае документ действует только на территории нашей страны и подтверждает, что товар или продукция не нуждаются в обязательной сертификации или декларировании в соответствии с действующим в России законодательством.
Если же требуется вывезти/ввезти товар или продукцию с пересечением ею государственной границы - потребуется оформление специального отказного письма для таможни.
В обоих случаях содержание этого разрешительного документа может варьироваться. Кроме того, он может выдаваться различными органами (например, с разной специализацией), что также накладывает дополнительные особенности на правила составления в каждом конкретном случае.
В общей сложности различают следующие пять разновидностей отказных писем:
- На товары или продукцию, которые ввозится на территорию РФ.
Документ указывает на основания законности ввоза без проведения сертификации или декларирования. Выдается Всероссийским Научно-Исследовательским Институтом Сертификации (ВНИИС) и бывает полезен при трудностях с определением кодов ТНВЭД, расхождениях в классификациях ОКП и ТНВЭД, прочих подобных ситуациях. - Отказное письмо по сертификации (декларированию).
Содержит перечень товарно-материальных ценностей, которые могут реализовываться без подтверждения соответствия качества, безопасности, эксплуатационных характеристик и других параметров. - Информационный документ по пожарной безопасности.
Такой документ свидетельствует о том, что товар или продукция не нуждаются в подтверждении соответствия действующим нормам, регламентам и стандартам пожарной безопасности. - Отказное письмо Роспотребнадзора.
Документ оформляется на продукцию, подлежащую оформлению с последующей выдачей свидетельства государственной регистрации (СГР). - Разъясняющее письмо Росздравнадзора.
Документ подтверждает, что указанные в нём изделия не предназначены для медицинского применения.
Заметим, что для каждого вида есть свои характерные особенности оформления. Более подробную информацию можно получить у исполнителей с учётом специфики вашего случая.
Обязательны ли отказные письма?
Строго говоря, действующее законодательство не возлагает на производителя или продавца обязанность доказывать документально качество и безопасность своих товаров, если этот вид продукции не подпадает под такого рода обязательное регулирование.
Тем не менее деловая практика и реальный опыт предпринимателей подтверждают, что для быстрого и успешного прохождения контроля на таможне, доступа в крупные торговые сети, маркетплейсы и агрегаторы необходимо либо прохождение добровольной сертификации, либо оформление отказного письма. Естественно, получение отказного письма значительно проще и куда менее затратно.
Наиболее часто необходимость оформления отказного письма объясняется внутренними правилами и регламентами работы крупных ритейл сетей или онлайн площадок. Кроме того, не обойтись без него и если срочность при прохождении таможенного контроля является важной составляющей коммерческого успеха.
Необходимые документы для оформления
Для скорейшего получения отказного письма лучше заранее подготовить все нужные документы и сведения. Точный перечень необходимого в каждом случае может отличаться и иметь дополнительные пункты, однако в наиболее общем виде включает в себя:
- свидетельство о регистрации субъекта хозяйствования в качестве налогоплательщика;
- контракты, инвойсы, другая сопроводительная документация на товар;
- инструкции по эксплуатации, этикетка, техническое описание, акты таможенного досмотра;
- статистические коды, свидетельства о присвоении ИНН и ОГРН;
- упаковочные листы,
- регистрационные удостоверения.
Срок действия
Отказные письма чаще всего действуют бессрочно, если в них не указано иное. Обычно текст документа содержит важную оговорку о том, что внесение изменений в номенклатуру продукции, правила регулирования её оборота или ввоза/вывоза прекращают действие выданного отказного письма.
Как получить отказное письмо на сервисе СРДО
Если вам требуется оформить отказное письмо и другую разрешительную документацию - вы в правильном месте! Всё что нужно сделать - посмотреть представленных потенциальных исполнителей и выбрать наиболее подходящего для вашего случая. Задавайте интересующие вопросы, изучите рейтинг и отзывы предыдущих клиентов, а также смотрите портфолио выполненных работ и другие данные будущих подрядчиков.
